Oggi è il 28 luglio 2014
Direzione Giornalistica: ANNA BRUNO 
 

Creare una fattura professionale con Word

Ecco un tutorial basato su come creare una fattura utilizzando semplicemente Word, dove l’inserimento dei dati sia guidato, riducendo al minimo la possibilità di errori.

Fattura professionale, 1

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La fretta è uno dei principali nemici del lavoro eseguito con il giusto criterio: per tale ragione noi cercheremo di aiutare chi rischia, continuamente interrotto nel proprio lavoro dal telefono, dai clienti e dai fornitori, di sbagliare la compilazione delle proprie fatture. Vedremo come creare un modulo compilabile a video con dei campi in grado di riconoscere il tipo di dati che vengono inseriti e, in caso di errore, anche in “capace di protestare” visivamente con l’incauto digitatore.

Fattura professionale, 2

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Come primo passo creiamo l’intestazione della fattura, contenente i dati dell’azienda ed il suo logo. Le intestazioni di Word, sono raggiungibili dal menu Visualizza, selezionando Intestazione e piè di pagina. Un modo semplice per creare “targhette” con i dati della ditta è quello di scegliere una forma dalla barra degli strumenti di disegno. Anche l’inserimento del logo è semplice, agendo sul menu Inserisci/Immagine, purché si sia in possesso della giusta immagine.

Fattura professionale, 3

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Continuiamo la costruzione della nostra fattura, inserendo le etichette relative ai dati del cliente, simile all’immagine corrispondente. Possiamo constatare che ci servirà un campo di tipo data, uno di tipo numerico, mentre per tutti gli altri campi ricorreremo ad un formato testo, compreso il CAP, che solo apparentemente è un numero. In realtà si considerano campi numerici solo quelli sui quali si possono eseguire operazioni matematiche.

Fattura professionale, 4

Fattura professionale, 4

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Richiamiamo dal menu Visualizza la barra Moduli, quindi posizioniamoci, interponendo uno spazio, alla sinistra dell’etichetta “Data” e clicchiamo sul pulsante Campo modulo testo (il primo a sinistra) per inserire il primo campo. L’introduzione del campo, sarà riconoscibile per la presenza di un “alone” grigio. Tale possibilità di individuare la presenza del campo dallo sfondo grigio può essere disabilitata (sconsigliato) dal pulsante Ombreggiatura campo modulo.

Fattura professionale, 5

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Ora clicchiamo sul campo con il tasto destro del mouse e dal menu contestuale scegliamo la voce Proprietà per lanciare la finestra di dialogo Opzioni per campo testo. Andiamo subito ad impostare il tipo dati, cioè Data, visto che nel campo andranno inserite solo delle date. Regoliamo anche il formato della data da Formato data, quindi confermiamo cliccando su OK. Infine per verificare la funzionalità del campo clicchiamo sul pulsante Proteggi modulo dalla barra Moduli.

Fattura professionale, 6

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Digitiamo una data correttamente, ad esempio 10/02/2004 e confermiamo premendo il tasto TAB (tabulazione). Attenzione! Non usare il tasto INVIO per confermare. Provando invece ad inserire una data per esteso, tipo 10 febbraio 2004, dopo il TAB Word convertirà automaticamente nel formato breve da noi impostato. Invece provando ad inserire un testo qualunque, diciamo asino, il nostro modulo respingerà il tentativo errato d’immissione con una finestrella di avviso.

Fattura professionale, 7

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Con le modalità sopra descritte, passiamo all’inserimento del campo relativo al CAP. E’ propedeutico eliminare la protezione del modulo, cliccando sul pulsante Proteggi modulo. Anche in questo caso richiamiamo le Proprietà del campo, lasciando però invariato il tipo dati, cioè Testo normale, ma andando a porre una limitazione al numero di caratteri massimo, che sarà cinque. Se prevedibile un valore ricorrente, si può impostare un testo predefinito, 10100 ad esempio.

Fattura professionale, 8

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Finito l’inserimento dei campi anagrafici, sempre tramite la barra degli strumenti Moduli aggiungiamo una tabella composta da sei colonne e sette righe (o anche un numero maggiore). Definiamo la prima riga come intestazione delle colonne con le seguenti etichette: Codice, Descrizione, Q.tà, Prezzo, IVA e Importo. All’interno di ogni cella, sottostante le intestazioni dovremo aggiungere un campo, escludendo l’ultima colonna che dovrà contenere un campo calcolato.

Fattura professionale, 9

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Per il nostro studio sono particolarmente interessanti i tre campi numerici Q.tà, Prezzo ed IVA. Iniziamo a definire le Proprietà della Quantità. Ovviamente il tipo dati sarà numerico, ma un po’ meno intuitivo è come definire il valore massimo. In Lunghezza massima trasformiamo Illimitata in tre, che equivale a dire: non mettere cifre con più di tre caratteri, quindi per un valore massimo di 999. Per il Prezzo sarà importante definire il Formato, cioè con due decimali.

Fattura professionale, 10

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Esemplificativa, per comprendere la dinamica dei campi è l’impostazione dell’ IVA. Dato il tipo Numero, sapendo che l’IVA generalmente è il 20%, che aritmeticamente corrisponde a 0,20, potremmo impostare la lunghezza su un carattere, con il formato su due cifre decimali. Però essendo abituati alla rappresentazione del classico 20%, imposteremo il formato in %. Tale variazione ci costringerà a spostare la lunghezza da una a tre cifre: due cifre più il simbolo della %.

Fattura professionale, 11

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Passiamo al campo Importo, dove dobbiamo calcolare, in base al numero di pezzi ed al prezzo unitario il costo relativo. Per rendere al momento il calcolo meno complesso non terremo conto del campo IVA. Nella cella Importo inseriamo un campo, impostando come tipo Calcolo. Nella casella Calcolo andiamo ad impostare la moltiplicazione fra il campo quantità ed il campo Costo. Per far capire al campo calcolato chi sono gli oggetti del calcolo dobbiamo ricorrere ai Segnalibri.

Fattura professionale, 12

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Un segnalibro identifica una posizione, una porzione di testo, o un campo, a cui viene assegnato un nome e che serve per riferimenti futuri. Nel nostro caso i segnalibri sono già stati assegnati, infatti guardando Le opzioni per campo di testo (la finestrella richiamabile tramite le Proprietà del campo) per il campo Prezzo, potremo vedere fra Le impostazioni campo il nome del segnalibro, Testo14 nel nostro caso. Con lo stesso sistema vediamo che il campo Q.tà si chiama Testo13.

Fattura professionale, 13

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Raccolte le informazioni necessarie per definire il campo calcolato (=Testo13*Testo14), possiamo preparare gli altri record (righe). Fortunatamente non ci sarà bisogno di inserire da zero tutti i campi e definire tutte le Proprietà, ma basterà selezionare la riga con i campi, copiarla negli appunti tramite la combinazione di tasti CTRL+C e andarla ad incollare nella riga sottostante tramite CTRL+V. Ripetere l’operazione per tutte le righe presenti nella tabella.

Fattura professionale, 14

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L’unico inconveniente di questo sistema di copiare ed incollare le righe, è che i nuovi campi non hanno un segnalibro e i rispettivi campi calcolati continuano a calcolare il prodotto della prima riga. Armiamoci di pazienza, controlliamo il nome dell’ultimo segnalibro, che corrisponde al campo Importo della prima riga e andiamo ad aggiungere manualmente i nomi dei nuovi segnalibri, evitando nomi duplicati. Dovremo riscrivere anche le formule dei campi calcolati.

Fattura professionale, 15

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Questo tipo di struttura di calcolo, in particolar modo per chi fosse abituato ad un foglio elettronico, presenta una certa limitazione nella capacità di aggiornarsi in automatico. Per garantirsi l’aggiornamento dei campi, ogni volta che mandiamo la fattura in stampa, richiamiamo la finestra di dialogo Opzioni dal menu Strumenti e posizioniamoci sulla scheda Stampa, per poi, nelle Opzioni di stampa andare a mettere la spunta in Aggiorna campi.

 


Download: Scarica gratis il tutorial per creare una fattura professionale
Tutorial inserito in: Software
Pubblicato il: 06 agosto 2010

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